Esta política describe cómo Kala, un asistente conversacional de gestión de turnos y cuentas para profesionales de la salud, trata los datos personales que se cargan al servicio, en el marco de la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales y normativa complementaria. Es de acceso público y está dirigida tanto al profesional contratante como a sus pacientes y a cualquier persona interesada en conocer el tratamiento que realiza el servicio.
1. Identidad y contacto del responsable y del prestador
Prestador del servicio (encargado de tratamiento): ANDRÉS NICOLÁS CARRIZO, CUIT 20305015122, con domicilio en San Juan, Argentina, operando bajo el nombre comercial "IA San Juan" (en adelante, "IA San Juan" o "el Prestador"). Contacto para privacidad y cuestiones legales: acarrizo@iasanjuan.com.
Responsable de la base de datos: el/la profesional de la salud que utiliza el servicio (en adelante, "el Profesional") es el responsable de la base de datos de sus pacientes, conforme al artículo 2 de la Ley 25.326. IA San Juan actúa como encargado de tratamiento, por cuenta y orden del Profesional, conforme al artículo 25 de la misma ley.
A los efectos de esta política, "el Profesional" comprende también a quien utiliza el período de prueba gratuito o el plan Free, aunque nunca llegue a contratar un plan pago.
Las solicitudes de acceso, rectificación, actualización y supresión de datos personales de los pacientes se ejercen ante el Profesional responsable de la base. IA San Juan colabora con el Profesional para hacer efectivos esos derechos en los sistemas del servicio.
2. Datos que se tratan
Datos del Profesional:
- Identificatorios: nombre, apellido, título profesional, matrícula, DNI, CUIT/CUIL, domicilio, datos de contacto (correo electrónico y teléfono).
- Operativos: cuenta de Telegram u otro canal de mensajería autorizado, correo de la cuenta de Google con la que se comparte el calendario de trabajo, calendario personal del Profesional y la fecha de su última actividad en el servicio (para aplicar el procedimiento de inactividad del punto 6).
- Comerciales: plan contratado, datos de suscripción, facturación y pago.
- Comprobantes de pago que el Profesional envía por el chat del servicio (imagen o archivo PDF, y su registro: fecha de recepción, referencia al archivo y resultado de la verificación). Un comprobante puede contener datos financieros o bancarios del Profesional.
- Reportes de soporte que el Profesional envía mediante la opción de reporte del servicio (texto, transcripción de audio, archivos o capturas de pantalla). Un reporte o una captura puede contener, incidentalmente, datos de pacientes.
Datos de quien solicita el alta por el chat del servicio (aunque todavía no sea Profesional): nombre, profesión, teléfono y usuario de la plataforma de mensajería.
Datos de los pacientes del Profesional:
- Identificatorios: nombre, apellido y apodos.
- De agenda: fechas y horarios de turnos, asistencias, cancelaciones y preferencias horarias.
- Económicos de la relación profesional-paciente: tarifas, sesiones adeudadas y pagos registrados (solo en los planes que incluyen la gestión económica; ver punto 6 para su tratamiento en el plan Free).
- De facturación, solo si el Profesional usa el servicio de facturación electrónica (Anexo de Facturación Electrónica con ARCA): las facturas se emiten siempre a consumidor final, sin documento del paciente: nombre de la persona a la que se factura, concepto, importes y fechas de los comprobantes.
Kala no registra teléfono, DNI, CUIL, CUIT, datos bancarios ni fecha de nacimiento de los pacientes, ni otros datos que no sean necesarios para la gestión administrativa de turnos y cuentas. Para organizar los turnos y administrar la relación profesional, se tratan el nombre y apellido del paciente, las fechas y horarios de atención, las asistencias y, cuando corresponda, los importes de las prestaciones, pagos y saldos pendientes, exclusivamente para la gestión administrativa del servicio profesional (art. 5, Ley 25.326).
Kala no está diseñada para almacenar historias clínicas, diagnósticos, notas de sesión ni resultados de estudios. Existen controles técnicos para rechazar determinadas referencias clínicas en mensajes de texto y campos libres, pero estos controles no detectan necesariamente todas las variantes; el audio debe transcribirse antes de aplicar filtros sobre su texto. El Profesional debe abstenerse de comunicar información clínica. Los registros administrativos pueden, según el contexto, permitir inferir información relacionada con la salud por la vinculación de un paciente con la atención profesional. Esto no implica que todos los registros administrativos sean automáticamente datos sensibles; se adoptarán las medidas de protección correspondientes a los datos efectivamente tratados.
3. Finalidad del tratamiento
Los datos se tratan exclusivamente para:
- Prestar el servicio de gestión de turnos y, según el plan, de cuentas al Profesional.
- Reflejar los turnos en un calendario de trabajo de Google Calendar creado en la cuenta de IA San Juan y compartido con el Profesional, y consultar su calendario personal.
- Gestionar la suscripción al servicio: verificar los comprobantes de pago, acreditar los pagos y emitir los comprobantes fiscales que correspondan (datos del Profesional, no de pacientes).
- Atender consultas, solicitudes de alta, reportes de soporte e incidentes, y cumplir obligaciones legales.
- Emitir ante ARCA, a pedido del Profesional que contrató ese servicio, las facturas electrónicas a su nombre, consultar su estado y evitar duplicados (Anexo de Facturación Electrónica con ARCA). Base: la ejecución del servicio que el Profesional pidió.
IA San Juan no utiliza los datos de pacientes para publicidad, perfilado comercial ni para entrenar modelos propios. Respecto del uso por proveedores externos para entrenamiento u otras finalidades, se aplican sus condiciones contractuales verificadas; las garantías particulares pendientes de confirmación se identifican en el apartado 4. Z.ai ha manifestado por correo de soporte que no utiliza información de usuarios para entrenamiento, sin haber respondido aún sobre retención ni transferencias.
4. Subencargados y transferencia internacional de datos (art. 12 Ley 25.326)
Para prestar el servicio, IA San Juan utiliza infraestructura propia administrada en un servidor de Oracle Cloud, canales de mensajería, calendarios y proveedores de inteligencia artificial. Kala utiliza n8n, instalado en infraestructura administrada por IA San Juan, para procesar determinadas operaciones. Las ejecuciones exitosas no se conservan en su historial. Las ejecuciones fallidas pueden registrar mensajes y resultados de operaciones para facilitar el diagnóstico de errores. Estos registros se eliminan una vez resuelta la incidencia y están sujetos a la política de eliminación automática configurada en el sistema, con un plazo máximo de 14 días o al alcanzar el límite de 10.000 ejecuciones, lo que ocurra primero.
Cuando el Profesional usa el servicio de facturación electrónica, los datos de cada comprobante se comunican a ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero), organismo fiscal destinatario de la información para autorizar el comprobante; ARCA no actúa como subencargado de IA San Juan.
Los proveedores externos tratan datos fuera de Argentina, en países que no cuentan con decisión de adecuación de la Agencia de Acceso a la Información Pública (Chile, Estados Unidos, China, Singapur y Emiratos Árabes Unidos). Esas transferencias se fundan en el consentimiento expreso de los titulares (art. 12, Ley 25.326): el Profesional lo presta al aceptar los Términos y esta política, y cada paciente en el modelo de consentimiento que IA San Juan pone a disposición del Profesional, que informa cada proveedor y el país donde trata los datos. El Profesional hace firmar ese consentimiento a cada paciente antes de cargar sus datos y lo conserva bajo su responsabilidad.
| Proveedor | Función | País | Datos comunicados y situación de garantías |
|---|---|---|---|
| Oracle Cloud Infrastructure (Oracle Corporation, Estados Unidos) | Alojamiento de aplicación, base de datos y automatizaciones (n8n) | Chile (región de Valparaíso) | Datos del Profesional y de sus pacientes necesarios para operar Kala. |
| Google LLC (Calendar) | Calendario de trabajo y consulta de calendario personal autorizado | Estados Unidos | Información de turnos y calendarios conforme a la integración habilitada. |
| Google LLC (Drive) | Almacenamiento de copias de seguridad de la base de datos, en una cuenta de IA San Juan distinta de la del calendario | Estados Unidos | Copias cifradas de la base de datos completa (datos del Profesional y de sus pacientes). La clave de cifrado la conserva IA San Juan y no se entrega a Google. Cada copia se elimina a los 30 días. |
| Telegram FZ-LLC | Canal de mensajería del Profesional | Emiratos Árabes Unidos | Mensajes y metadatos propios del canal utilizado. |
| Meta Platforms, Inc. / Twilio Inc. | Canal WhatsApp, únicamente si se habilita | Estados Unidos | Mensajes y metadatos del canal, cuando corresponda. |
| DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd.) | Modelo principal de interpretación de lenguaje | China | Mensajes escritos por el Profesional, contexto reciente y resultados de consultas administrativas a la base. Sus condiciones de entrenamiento y retención no fueron confirmadas por escrito más allá de sus términos públicos. |
| Z.ai (Zhipu AI) | Modelo alternativo ante fallas del principal | Singapur | Las mismas categorías de datos remitidas al modelo principal cuando actúa como alternativa. Soporte confirmó por correo que no utiliza información de usuarios para entrenamiento; su retención no fue confirmada por escrito. |
| OpenAI, L.L.C. | Transcripción de mensajes de voz | Estados Unidos | Audio completo enviado por el Profesional para su transcripción; puede contener información pronunciada por él antes de aplicar el filtro sobre el texto transcripto. |
Alcance de los datos enviados a DeepSeek y Z.ai. Se transmite el texto que escribe el Profesional tal como lo envía, además del contexto reciente necesario para interpretarlo. Según la consulta, Kala puede añadir datos recuperados de su base: nombre y apellido completos de pacientes, agenda, turnos, asistencias, grupos o integrantes, tarifas, cargos, pagos, saldos. Los apellidos son necesarios para distinguir pacientes con el mismo nombre. Actualmente no se anonimizan ni se seudonimizan esos datos antes del envío.
Kala no incorpora sistemáticamente desde la base el DNI, correo electrónico, notas libres del paciente ni el nombre, la profesión o la especialidad registrados del Profesional, de modo que el proveedor no recibe la relación entre el nombre de un paciente y el del Profesional. No obstante, cualquiera de esos datos podría aparecer en un mensaje que el Profesional escriba o dicte voluntariamente. Cuando Kala consulta información de pacientes para su interpretación mediante inteligencia artificial, excluye las preferencias almacenadas en sus fichas, sustituyéndolas por indicadores de existencia. Esta exclusión también se aplica al contexto posterior de conversación. Los datos que el Profesional escriba directamente en sus mensajes pueden ser transmitidos al proveedor de inteligencia artificial. Los datos de facturación ingresados mediante los botones y pasos específicos de facturación de Kala no se envían a los proveedores de inteligencia artificial (Anexo de Facturación Electrónica con ARCA, punto 7).
Kala no permite operar a usuarios no autorizados; la validación de acceso antecede al procesamiento de solicitudes, según la configuración informada por el Prestador. Los controles sobre contenidos clínicos no equivalen a una garantía de ausencia absoluta de esos datos en mensajes o audios.
Los cambios sustanciales de proveedores, países o finalidades se comunicarán según los Términos, y el modelo de consentimiento para pacientes se actualizará en consecuencia.
5. Acceso del personal autorizado del Prestador
Personal autorizado del Prestador puede acceder a los datos tratados en el servicio únicamente cuando sea necesario para brindar soporte al Profesional (por ejemplo, para atender un reporte o verificar un comprobante de pago), para la seguridad del servicio o para la resolución de incidentes. Ese acceso:
- se limita a los datos estrictamente necesarios para la tarea concreta;
- está reservado a personas expresamente autorizadas por el Prestador y sujetas a un deber de confidencialidad, que subsiste aun después de finalizada su relación con el Prestador; y
- no habilita ningún uso de los datos distinto de las finalidades del punto 3.
6. Conservación y retención de datos
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos operativos del servicio (pacientes y turnos) | Mientras dure la prestación del servicio al Profesional, cualquiera sea su plan, incluido Free. En una cuenta del plan Free sin actividad, hasta su baja por inactividad (5 meses desde la última actividad; ver abajo) |
| Datos económicos de la relación profesional-paciente (tarifas, sesiones adeudadas, pagos) | Mientras dure la prestación del servicio. Durante el plan Free se conservan, sin actualizarse ni utilizarse, hasta la baja de la cuenta, para que el Profesional los recupere si vuelve a contratar un plan pago |
| Datos del Profesional (identificatorios, operativos y comerciales) | Durante la vigencia del contrato + plazos legales aplicables (registros contables: 10 años, art. 328 CCCN) |
| Comprobantes de pago enviados por el Profesional | El registro del pago (fecha, importe y período abonado): durante la vigencia del contrato + plazos legales aplicables a la documentación respaldatoria de los pagos (10 años, art. 328 CCCN). La imagen o el archivo del comprobante: 12 meses desde su recepción |
| Reportes de soporte (texto, transcripciones, archivos y capturas) | 12 meses desde su recepción |
| Solicitudes de alta que no se convierten en alta | 12 meses desde su recepción |
| Backups de la base de datos | 30 días desde su generación |
| Logs operativos y de seguridad | Los registros técnicos y operativos se conservan durante un plazo máximo de 90 días, sujeto a eliminación anticipada por rotación o mantenimiento, salvo aquellos registros que deban conservarse por un período mayor en virtud de una obligación legal o para documentar incidentes de seguridad. |
| Historial de ejecuciones de n8n autohospedado | Las ejecuciones exitosas no se conservan. Las fallidas, hasta resolver la incidencia y como máximo 14 días o hasta alcanzar el límite de 10.000 ejecuciones, lo que ocurra primero; pueden contener mensajes y resultados de operaciones |
| Datos de los comprobantes emitidos a pedido del Profesional (servicio de facturación electrónica) | Mientras el Profesional mantenga activa su cuenta. Al finalizar el servicio se eliminan en el plazo de este punto, salvo los registros mínimos necesarios para cumplir una obligación legal, resolver operaciones pendientes o atender reclamaciones debidamente justificadas. Kala no conserva copias PDF de los comprobantes (Anexo de Facturación Electrónica con ARCA, punto 11) |
| Evidencia de aceptación contractual y consentimientos (versión, fecha, identificador) | Vigencia del contrato + 5 años |
| Registros de incidentes de seguridad | 5 años desde el cierre del incidente |
El plan Free. El plan Free es una modalidad de prestación activa del servicio, no una suspensión. Al pasar a Free:
- no se elimina ningún paciente, turno ni registro económico;
- los datos económicos anteriores permanecen almacenados, pero no se actualizan ni se utilizan mientras la cuenta esté en Free;
- si la cuenta supera el límite de pacientes del plan, se aplican restricciones funcionales (no se pueden incorporar pacientes nuevos), sin eliminar a los que superan el cupo;
- los datos conservados siguen sujetos a las solicitudes de acceso, rectificación, actualización y supresión del punto 9.
Cuentas del plan Free sin actividad. Se considera actividad toda interacción autenticada del Profesional con el servicio; los mensajes automáticos que envía Kala no cuentan como actividad. Los plazos se cuentan desde la última actividad del Profesional, no desde su último pago ni desde su paso al plan Free:
- a los tres (3) meses sin actividad, IA San Juan avisa al Profesional por el chat del servicio de su inactividad y de las consecuencias de continuar sin utilizarlo;
- a los cuatro (4) meses, IA San Juan puede desactivar el acceso operativo a la cuenta y envía un último aviso. Los datos se conservan, y el Profesional puede reactivar la cuenta, pedir la exportación de sus datos o darse de baja;
- a los cinco (5) meses, y siempre con al menos treinta (30) días desde el último aviso, se produce la baja del servicio y se aplica el procedimiento siguiente.
Cualquier actividad del Profesional antes de la baja interrumpe el cómputo. IA San Juan no conserva datos de pacientes por tiempo indefinido sin una finalidad activa.
Baja del servicio. A los cinco meses de inactividad del plan Free se produce el cierre de la cuenta, no necesariamente la eliminación instantánea de todas sus copias. Producida la baja del servicio, IA San Juan entrega al Profesional una exportación completa de sus datos (en el caso de una baja por inactividad, si la solicita antes de la eliminación) y elimina la información operativa de sus sistemas y copias de seguridad dentro de los 30 días, salvo solicitud expresa en contrario del Profesional o deber legal de conservación que justifique un plazo mayor (por ejemplo, los registros comerciales y comprobantes de pago del Profesional, o la evidencia de aceptación contractual, por los plazos de la tabla anterior). Como cada copia de seguridad se elimina a los 30 días de generada, la información eliminada de los sistemas deja de existir en todas las copias de seguridad dentro de ese mismo plazo. Los datos alojados en la cuenta de Google del propio Profesional (su calendario personal) permanecen siempre bajo su control y no se ven afectados por la baja del servicio. El calendario de trabajo, que pertenece a la cuenta de IA San Juan, se incluye en la exportación (formato .ics) y se elimina junto con el resto de la información.
7. Seguridad de la información
IA San Juan adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales (art. 9, Ley 25.326), tomando como referencia las medidas recomendadas por la Resolución AAIP 47/2018. Estas medidas incluyen, entre otras:
- Control de acceso restringido por roles y autenticación.
- Cifrado en tránsito (TLS) en todas las comunicaciones con el servicio.
- Aislamiento de datos por profesional (multi-tenant con segregación).
- Registros de auditoría de operaciones sobre los datos.
- Copias de seguridad diarias cifradas, guardadas en el servidor de Oracle Cloud y en Google Drive.
- Gestión de vulnerabilidades y actualizaciones del software.
- Procedimiento documentado de respuesta a incidentes.
- Procedimiento interno de baja, exportación y eliminación de datos.
El detalle técnico se encuentra en la Política de Seguridad de la Información interna de IA San Juan, disponible para el Profesional a su requerimiento razonable.
8. Procedimiento ante incidentes de seguridad
Ante cualquier incidente de seguridad que afecte o pueda afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, IA San Juan:
- Activa el procedimiento interno de respuesta (contención, investigación, mitigación).
- Notifica al Profesional sin demora indebida y como máximo dentro de las 72 horas de tomado conocimiento, aportando: naturaleza del incidente, categorías de datos afectados, identificación aproximada de los titulares afectados, medidas adoptadas para mitigar y medidas para evitar futuros incidentes.
- Colabora con el Profesional en la notificación a los titulares de datos afectados, cuando corresponda según el principio de buena fe (arts. 961 y 1061 CCCN).
- Notifica a la Agencia de Acceso a la Información Pública según las pautas de la Resolución AAIP 47/2018 cuando el incidente lo amerite por su gravedad o alcance.
9. Derechos de los titulares de datos (arts. 14 a 16, Ley 25.326)
Toda persona cuyos datos hayan sido cargados al servicio tiene derecho, en forma gratuita, a:
- Acceso: conocer qué datos suyos están siendo tratados.
- Rectificación: corregir datos inexactos o desactualizados.
- Actualización: incorporar información nueva.
- Supresión: solicitar la eliminación cuando ya no sean necesarios para la finalidad.
Estos derechos se mantienen cualquiera sea el plan del Profesional, incluidos los datos conservados sin uso durante el plan Free.
Los pacientes ejercen estos derechos ante el Profesional, que es el responsable de la base. IA San Juan, como encargado de tratamiento, colabora con el Profesional para hacer efectivos esos derechos en sus sistemas dentro de un plazo máximo de 10 días corridos de recibida la instrucción.
Para cualquier consulta o reclamo sobre el tratamiento de datos por parte de IA San Juan: acarrizo@iasanjuan.com.
LA AGENCIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.
10. Menores de edad y personas con capacidad restringida
Cuando el paciente sea menor de edad o persona con capacidad restringida, el consentimiento informado para el tratamiento de sus datos en el servicio es prestado por su representante legal (madre, padre, tutor o curador), debidamente identificado.
11. Cookies y tecnologías de seguimiento
El servicio se utiliza por canales de mensajería (Telegram, WhatsApp) y no requiere navegación web por parte del Profesional o sus pacientes para su operación. El sitio institucional iasanjuan.com puede emplear cookies estrictamente técnicas para su funcionamiento; no se utilizan cookies de seguimiento publicitario ni de terceros con fines analíticos comerciales.
12. Cambios en esta política
IA San Juan puede actualizar esta política publicando una nueva versión en la URL indicada. Las modificaciones sustanciales se notifican al Profesional por el canal del servicio y, cuando corresponda, requieren nueva aceptación. Las versiones anteriores se conservan accesibles para consulta histórica.
13. Ley aplicable y autoridad de control
Esta política se rige por las leyes de la República Argentina, en particular la Ley 25.326 y normativa complementaria. La autoridad de control y aplicación es la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP), con sede en Av. Pte. Gral. Julio A. Roca 710, CABA — sitio web: argentina.gob.ar/aaip.
Versión 1.5 — vigente desde 28 de octubre de 2026. Cambios respecto de la v1.4 (además de las precisiones sobre proveedores de IA y transferencias pendientes): (1) "el Profesional" comprende también a quien usa el plan Free; (2) se describe el plan Free como modalidad activa del servicio: no se elimina nada, los datos económicos se conservan sin actualizarse ni usarse, y el exceso de pacientes se maneja con restricciones funcionales; (3) se reemplaza la conservación de cuentas suspendidas por falta de pago (90 días) por el procedimiento de inactividad del plan Free (aviso a los 3 meses, desactivación y último aviso a los 4, baja a los 5); (4) se incorpora la fecha de última actividad del Profesional como dato operativo; (5) se deja de mencionar la planilla de Google Sheets, que el servicio ya no utiliza; (6) se incorpora el servicio opcional de facturación electrónica (datos, finalidad, comunicación a ARCA y conservación); (7) n8n deja de conservar las ejecuciones exitosas. No cambian los subencargados. Esta versión se acepta junto con los Términos y Condiciones v1.6 (https://iasanjuan.com/kala/terminos-v1.6).